Functieomschrijving

Vacature kenmerken
Standplaats Utrecht Contractduur Tijdelijke aanstelling van 2 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. Uren per week 28 - 36 Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06 Niveau MBO 4 Vakgebied Administratief / secretarieel Vacaturenummer 67528 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Functiegroep Burger

Functieomschrijving
All-round managementassistent voor directiesecretariaat Centrum Expertise Arbeidsomstandigheden en Gezondheid (CEAG).

Ben jij een goed georganiseerde duizendpoot en pak jij je werk proactief aan? Wil jij jouw kennis en vaardigheden inzetten om deCommedant CEAG een solide basis te geven? Ben jij graag de verbindende factor en is zingeving jouw drijfveer voor een nieuwe baan? Dan zijn wij op zoek naar jou! Waar kom je werken? Het Coordinatiecentrum voor Expertese Arbeidsomstandigheden en Gezondheid (CEAG) heeft tot doel het (preventief) bevorderen en beschermen van de operationele gezondheid en veiligheid van Defensiemedewerkers. Tevens is het CEAG de interne Arbodienst van Defensie. Het CEAG levert tweede en derde-lijns expertise, onderzoek en (beleids) advies aan beleidsmakers en alle Defensie onderdelen, op het gebied van arbeidsomstandigheden en gezondheid.

De Management Assistent verleent logistieke en administratief-secretariele ondersteuning aan Directeur CEAG.
Wat ga je doen?
Je bent de duizendpoot bij wie van alles langskomt dat geregeld moet worden. Jij moet daarbij hoofd- en bijzaken onderscheiden, urgentie kunnen inschatten en prioriteren. Je reguliere werkzaamheden bestaan uit:

1. Verleent logistieke en administratief-secretariële ondersteuning aan de Cogp, door:
- Het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak; inclusief gerelateerde aanvragen zoals dienstreizen, (med.) vervoer etc.
- Het op urgentie en belang inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van de voor afhandeling benodigde informatie c.q. verzenden van de correspondentie;
- Het stafdienstkundig adviseren van medewerkers CEAG in het opstellen van nota's en andere schriftelijke vormen van communicatie die door D-CEAG/Plv D-CEAG moeten worden ondertekend;
- Het namens/voor D-CEAG/Plv D-CEAG taal-, grammatica- en stafdienstkundige corrigeren van aangeboden finale concepten;
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen de Cogp en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
- Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning;
- Het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van inkomende en uitgaande bezoeken en delegaties (binnen en buiten Nederland) voor D-CEAG/Plv D-CEAG.

2. Verleent administratief-organisatorische ondersteuning, door:
- Het plannen, organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten voor D-CEAG/Plv D-CEAG, inclusief bijbehorende IT-ondersteuning;
- Het completeren van vergaderstukken, het bijvoegen van relevante achtergrondinformatie;
- Het opstellen van de agenda en het notuleren en uitwerken van de verslaglegging en de actiepunten;
- Het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken, genomen besluiten en actiepunten;
- Het i.s.m. afdelingshoofden opstellen van voornemens ter bespreking met de medezeggenschap (MC) van het CEAG;
- Het verzamelen, bewerken en interpreteren van (bedrijfsvoering-)gegevens ter realisatie van (management)informatie met betrekking tot de voortgang van uiteenlopende administratief-organisatorische aangelegenheden, alsmede met betrekking tot logistieke, personele en financiële aspecten;
- Het verzorgen van de agendaplanning en voortgangsmelding/-bewaking bij de operationele uitwerking van de plandocumenten.

Functie-eisen
Wie ben jij?
Je bent van vele markten thuis en je voelt je prettig in een baan waarin je met diverse dingen (tegelijkertijd) bezig bent en je veel aanspraak hebt. Verder herken je jezelf in de volgende kwaliteiten:
• Je hebt een goed ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel en bent servicegericht;
• Je kunt goed zelfstandig werken maar ook werk je graag samen met collega's in een team;
• Je bent een nauwkeurige doener, je regelt je zaken efficiënt en proactief en hebt oog voor detail;
• Verbindend - zowel onderling als naar alle partners en stakeholders, waaronder binnen Defensie en het externe netwerk
• Proactief - ondernemend en actief aan de voorkant willen zitten, meewerken en denken met de opdrachtgevers en signaleren
• Professioneel - hoogwaardige kwaliteit afleveren in zowel advies als expertise, als Arbo gezondheidszorg en risico indicator.
• Je hebt organisatietalent, snapt wat er nodig is om iets geregeld te krijgen, onderneemt actie en weet anderen mee te krijgen om het doel te realiseren;
• Je werkt gestructureerd, kunt je werkzaamheden goed plannen en organiseren;
• Je bent stressbestendig en flexibel ingesteld, werkt graag in een dynamische omgeving en kunt goed overzicht behouden;
• Je hebt oog voor nieuwe kansen en ontwikkelingen en denkt graag in mogelijkheden;
• Je bent representatief en sociaal vaardig en communiceert makkelijk met iedereen, van hoog tot laag in de organisatie;
• Je bent gewend om te gaan met vertrouwelijke informatie over personen en de instelling en bent discreet en integer;
• Dit alles is makkelijker en leuker als je gevoel voor humor hebt en een gezonde dosis gezelligheid meeneemt!
Wat neem jij mee?
• MBO werk- en denkniveau
• Je hebt affiniteit met zorg en welzijn én met Defensie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Gevorderde digitale vaardigheden in MS Office, digitale archiveringssystemen en samenwerkingsruimtes (zoals OneDrive en Sharepoint);
• Kennis van Engelse taal in woord en geschrift is pre.

Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06 Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek. Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Contractduur Tijdelijke aanstelling van 2 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. Minimaal aantal uren per week 28 Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden
Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: "Beschermen wat ons dierbaar is." Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega's die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam
Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht . click apply for full job details