Functieomschrijving

Vacature kenmerken
Standplaats Utrecht Contractduur 24 maanden Uren per week 38 - 38 Maandsalaris €2,976.00 - €3,924.00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06 Niveau MBO 3 Vakgebied Personeel en organisatie Vacaturenummer 74739 Dienstverband Tijdelijke aanstelling Functiegroep Burger

Functieomschrijving
Ben jij nauwkeurig, praktisch ingesteld en werk je graag met administratieve processen, systemen en vaste procedures? Vind jij het prettig als zaken correct worden verwerkt, dossiers compleet zijn en correspondentie op tijd de deur uitgaat? Dan past de functie van HR Assistent goed bij jou. Defensie groeit. Dat betekent dat er veel gebeurt op het gebied van instroom, personeelsmutaties en HR-administratie. Als HR Assistent zorg jij er samen met je collega's voor dat administratieve HR-processen goed, tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd. Jij bent daarmee een belangrijke schakel in de ondersteuning van onze HR-dienstverlening.
Dit is een functie voor iemand die energie krijgt van administratief werk. Je houdt overzicht, werkt secuur en vindt het belangrijk dat gegevens kloppen. Ook wanneer het druk is, blijf je zorgvuldig werken. En gelukkig doen we dat niet alleen: binnen het team is er ruimte voor humor, we helpen elkaar en nieuwe collega's worden warm ontvangen.

Waar ga je werken?
Als HR Assistent bij DOSCO zorg jij ervoor dat administratieve HR-aanvragen zorgvuldig en op tijd worden verwerkt. Je werkt met systemen, procedures en vaste afspraken. Dat vraagt om nauwkeurigheid, overzicht en doorzettingsvermogen, zeker wanneer het druk is.
Je staat er niet alleen voor. Je komt terecht in een praktisch en collegiaal team waar hard gewerkt wordt, maar waar ook ruimte is om te lachen. Nieuwe collega's worden goed opgevangen, zodat je je snel welkom voelt en het werk stap voor stap leert kennen.
In deze functie draait het niet om HR-advies of het regelen van allerlei zaken, maar om administratief vakwerk. Jij controleert gegevens, verwerkt mutaties, verzorgt standaardcorrespondentie en bewaakt dat aanvragen goed door het proces gaan. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan betrouwbare HR-dienstverlening binnen DOSCO.

Wat ga je doen?
Als HR Assistent verricht je administratieve werkzaamheden binnen verschillende HR-processen. Je zorgt ervoor dat aanvragen, mutaties en correspondentie correct worden verwerkt. Daarbij werk je volgens vaste procedures, interne werkafspraken en administratieve voorschriften.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• Het uitvoeren en verwerken van administratieve HR-mutaties;
• Het controleren van aangeleverde informatie op volledigheid en juistheid;
• Het opvragen van aanvullende informatie wanneer gegevens ontbreken;
• Het verzorgen van standaardcorrespondentie;
• Het verwerken van HR-mutaties in geautomatiseerde HR-systemen;
• Het ondersteunen van het publicatie- en instroomproces;
• Het publiceren van vacatures in systemen;
• Het verwerken van inkomende en uitgaande sollicitatiecorrespondentie;
• Het opstellen en verzenden van ontvangstbevestigingen en afwijzingen;
• Het signaleren en melden wanneer administratieve robots of systemen niet goed werken;
• Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden rond onboarding;
• Het bewaken van voortgang en het rapporteren over administratieve aanvragen.
Het werk is dus vooral administratief van aard. Jij bent niet degene die "alles regelt", maar degene die ervoor zorgt dat de administratieve afhandeling klopt. Dat vraagt om nauwkeurigheid, discipline, overzicht en gevoel voor procedures.

Functie-eisen
Wie ben jij?

Jij bent iemand die graag zorgvuldig werkt. Je vindt het belangrijk dat gegevens juist zijn, dat afspraken worden nagekomen en dat administratieve processen goed verlopen. Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook de samenwerking op wanneer dat nodig is.

Je past goed in deze functie als je:
• Nauwkeurig en gestructureerd werkt;
• Administratief sterk bent;
• Graag werkt met systemen, procedures en standaardprocessen;
• Goed kunt omgaan met terugkerende werkzaamheden;
• Overzicht houdt wanneer er veel aanvragen tegelijk lopen;
• Zorgvuldig communiceert met collega's en leidinggevenden;
• Servicegericht bent, zonder het administratieve proces uit het oog te verliezen;
• Goed kunt samenwerken in een team;
• Stressbestendig bent tijdens drukke periodes;
• Het prettig vindt om onderdeel te zijn van een praktisch en collegiaal team.

Wat neem je mee:

Voor deze functie vragen wij:
• Een afgeronde opleiding op MBO 3-niveau, bij voorkeur in de richting HRM, bedrijfskunde of administratie;
• 1 tot 2 jaar werkervaring in een functie met administratieve HR-taken;
• Ervaring met administratieve processen en systemen;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Vaardigheid in het nauwkeurig controleren en verwerken van gegevens;
• Vaardigheid in het stellen van prioriteiten.

Ervaring met Defensiebrede HR-systemen, SharePoint, Excel, Outlook, Word en PowerPoint is mooi meegenomen, maar niet voor alles noodzakelijk. Belangrijker is dat je leergierig bent, administratief precies werkt en je nieuwe systemen eigen wilt maken.

Collega aan het woord: "Je moet het leuk vinden om administratief precies te werken. Er komt veel voorbij en soms is het druk, maar we doen het echt samen. Nieuwe collega's worden goed opgevangen en er is altijd ruimte om even te lachen. Dat maakt dat je je snel onderdeel voelt van het team."
Iets voor jou?

Ben jij de nauwkeurige HR Assistent die graag zorgt dat de administratie klopt? Werk jij graag met processen, systemen en vaste afspraken? Dan maken we graag kennis met jou. Solliciteer en versterk ons HR-team bij DOSCO.

Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06 Salarisomschrijving Maandsalaris €2,976.00 - €3,924.00 Dienstverband Tijdelijke aanstelling Contractduur 24 maanden Minimaal aantal uren per week 38 Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden
Wat maakt deze baan interessant?

• Je werkt in een grote organisatie waar HR-administratie ertoe doet. Door jouw werk worden HR-mutaties, sollicitatiecorrespondentie en administratieve aanvragen op de juiste manier verwerkt. Daarmee draag je direct bij aan een betrouwbare HR-dienstverlening binnen DOSCO.
• Je komt terecht in een team waar mensen elkaar helpen. Het werk kan soms druk zijn en systemen werken niet altijd zo snel als je zou willen. Juist daarom zoeken we collega's die rustig blijven, nauwkeurig werken en samen de schouders eronder zetten.

Bij ons krijg je:
• Een salaris conform IBBAD schaal 6
• een duidelijke administratieve functie binnen HR;
• collega's die je helpen om het werk goed te leren kennen;
• een team waarin samenwerken belangrijk is;
• een werkomgeving waar hard gewerkt wordt, maar ook gelachen wordt;
• de mogelijkheid om deels vanuit huis en deels op kantoor te werken;
• ruimte om je verder te ontwikkelen in HR-administratie, systemen en processen;
• arbeidsvoorwaarden conform het arbeidsvoorwaardenakkoord Defensie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling in jouw professionele ontwikkeling.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget en pensioenregeling:
• Hybride werken, incl. thuiswerk voorzieningen.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: "Beschermen wat ons dierbaar is." Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega's die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam
Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is . click apply for full job details