Functieomschrijving

Het Grafisch Lyceum Utrecht (GLU) is een toekomstbestendige, kleinschalige vakschool in Media, Vormgeving en Communicatie die nauw verbonden is met het bedrijfsleven en de maatschappij. Het GLU leidt specifiek op voor functies in de creatieve industrie en voor relevante vervolgopleidingen in het HBO. Het Grafisch Lyceum erkent de waarde van alle stakeholders van de school en zet zich optimaal in om met hen samen te werken. De focus van de organisatie en het onderwijs is specifiek gericht op de maximale ontplooiing van de talenten van iedere student, op het behalen van een waardevol diploma door iedere student en op het mogelijk maken van een leven lang leren. Het GLU is een financieel gezonde organisatie met circa 240 medewerkers en 2.300 studenten.

Ben jij de administratieve en logistieke expert en teamspeler die past bij onze ambitieuze vakschool?

Hoofd Onderwijsorganisatie & Administratie (0,8 - 1,0 fte)

Het Grafisch Lyceum Utrecht (GLU), een toonaangevende school voor de creatieve industrie, zoekt een pragmatisch en resultaatgericht Hoofd Onderwijsorganisatie & Administratie (O&A). In deze uitdagende functie voer jij de regie over onze onderwijsplanning, -logistiek en -organisatie, verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratie en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening.

Wat ga je doen?

Als Hoofd O&A ben je dé drijvende kracht achter een soepel draaiende onderwijslogistiek en zorg je ervoor dat alles - van planning tot administratie - perfect op elkaar aansluit.

• Strategische planning: je bent verantwoordelijk voor de centrale onderwijslogistieke planning, waarbij je nauw samenwerkt met het onderwijs, de andere diensthoofden en het College van Bestuur.
• Flexibele curricula: je helpt bij het flexibiliseren van onderwijsprogramma's door heldere afspraken en standaarden te ontwikkelen voor logistieke processen.
• Procesoptimalisatie: je richt ondersteunende werkprocessen in, coördineert en stuurt deze aan, zodat ze aansluiten op de vastgestelde onderwijsactiviteiten.
• Administratie op orde: je zorgt dat de studieaanmeld en -volgadministratie vlekkeloos verloopt, geheel volgens wet- en regelgeving en organisatienormen.
• Huisvestingsprognoses: je ontwikkelt meerjarige prognoses om onze huisvestingsbehoeften toekomstbestendig te maken.
• Onderwijslogistiek: samen met het onderwijs ontwikkel je organisatiebrede onderwijslogistiek op tactisch niveau. Je initieert daarbij samenwerking en afstemming met de teamleiders en hoofden van dienst.
• Data en rapportages: je genereert managementinformatie, analyseert gegevens en presenteert inzichten die bijdragen aan verdere verbetering.
• Kwaliteitsborging: je bewaakt de kwaliteit van onze administratieve en bedrijfsvoerende diensten en interne procedures.
• Leidinggeven: je stuurt de teams van het Studenten ServicePunt, het roosterbureau, het team functioneel beheer (van onderwijssystemen) en de receptie aan. Je legt verantwoording af aan het College van Bestuur.

Wat breng je mee?

• Een relevante opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Je hebt kennis van het (mbo-)onderwijs en bent op de hoogte van relevante wet- en regelgeving.
• Een visie op en kennis van administratieve en logistieke organisatie, procedures en systemen.
• Je bent in staat om op tactisch niveau te denken waarbij je de operatie niet uit het oog verliest.
• Je hebt aantoonbare ervaring binnen een soortgelijke functie.
• Sterke advies-, communicatieve- en leidinggevende vaardigheden en je bent organisatiesensitief.
• Een hands-on mentaliteit met de drive om processen continu te verbeteren en te borgen.
• Ervaring met projectmanagement en digitalisering van processen.
• Kennis van Osiris en Xedule en gevoel voor applicaties is een pré.

Wie ben je?

Je schakelt gemakkelijk tussen strategisch en operationeel niveau, bent een verbinder en straalt rust, vertrouwen en positiviteit uit. Je hebt een mensgerichte aanpak, maar verliest organisatiedoelen nooit uit het oog. Je communiceert op een motiverende toon en hebt een hulpvaardige en dienstverlenende instelling. Je pakt feedback constructief op.

Waarom het GLU?

Bij ons krijg je de kans om jouw administratieve en logistieke expertise breed in te zetten in een inspirerende, continue veranderende onderwijsomgeving. Je werkt samen met een sterk, bevlogen team en hebt de vrijheid om jouw visie op onderwijslogistiek te realiseren. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het verder professionaliseren van onze organisatie en je team.

Wat bieden wij?

De functie betreft een structurele positie. Je krijgt in eerste instantie een tijdelijk dienstverband van één jaar, met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.

Afhankelijk van jouw onderwijs- en werkervaring wordt je salaris ingeschaald in schaal 11 van de cao mbo (€ 4.021 tot € 5.909 bruto per maand bij een volledige aanstelling) of schaal 12 (€ 4.584 tot € 6.680 bruto per maand bij een volledige aanstelling). Tevens bieden wij volop ruimte voor professionele en persoonlijke ontwikkeling, onder andere via onze eigen GLU Academy. Ook hechten we veel waarde aan een goede werk-privébalans en bieden we flexibiliteit in werktijden en locaties.

Je kunt rekenen op uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder:

• een ruime vakantieregeling
• 8% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering
• een telefoonvergoeding
• een laptop van het GLU in bruikleen
• gratis parkeergelegenheid op ons eigen terrein en goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer gemaximeerd tot 40 km enkele reis met de mogelijkheid tot uitruil reiskosten met eindejaarsuitkering, of een volledige vergoeding van het openbaar vervoer op basis van tweede klas
• werkgeversbijdrage in ziektekostenpremie
• een cafetariaregeling
• deelname aan de pensioenregeling van het ABP
• vitaliteitsprogramma met een gevarieerd sportief- en creatief aanbod waar je als medewerker van het GLU aan kunt deelnemen.

Uitgebreide informatie over het Grafisch Lyceum Utrecht vind je op

Ben je geïnteresseerd?

Ben jij klaar om je logistieke en administratieve expertise in te zetten voor het onderwijs van de toekomst? Solliciteer dan via onze portal vóór 5 maart 2025 en maak impact bij het GLU! Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Sandra Beentjes, Voorzitter CvB: .

Heb je vragen over de procedure? Neem dan contact op met Arlene Verleg, Hoofd HR a.i.: . Bellen mag natuurlijk ook: 030 - .

De eerste gesprekken starten al op 4 maart. Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.

We kijken er naar uit je te ontmoeten!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.