Functieomschrijving

Startdatum: Zsm Duur: Half jaar, daarna verlenging mogelijk Inzet: 32 uur per week Inschaling: Schaal 6/7, CAO Gemeenten (afhankelijk van ervaring) Ben jij die Secretaresse die zich thuis voelt in een politiek en maatschappelijk dynamische werkomgeving, waarbij je wat kan betekenen voor het team en voor bewoners in het aardbevingsgebied bij de gemeente Groningen? Dan zijn wij op zoek naar jou! De gemeente Groningen kreeg met de samenvoeging met de gemeente Ten Boer vier jaar geleden een versterkingsopgave en daarmee een nieuwe rol en verantwoordelijkheid ten aanzien van het aardbevingsgebied. De Versterkings- en Vernieuwingsopgave omvat naast de drie dorpen, Woltersum, Ten Boer en Ten Post, het landelijk gebied tussen de dorpen, een aantal kleinere dorpen en het oostelijke deel van de Stad. De komende jaren worden vanuit de versterkingsopgave alleen al zo’n 400 woningen gesloopt en nieuw gebouwd. De gemeente ziet de versterkingsopgave als aanjager en vliegwiel om de dorpen te vernieuwen en te verduurzamen. Dit doen we samen met onze inwoners. Jij: Bent een spin in het web, gemakkelijk in omgang en verbindend Fungeert als eerste aanspreekpunt voor het team, collega’s, bezoekers van het pand/ bewoners en andere belanghebbenden en verstrekt informatie en verwijst zo nodig door Beheert de agenda van de teamleider en programmamanager en van de vergaderzalen in het gebouw Maakt complexe afspraken voor het team Draagt zorg voor de administratieve ondersteuning van de teamleider (oa personele administratie) en het team Onboarding nieuwe medewerkers; bereidt hun komst voor en zorgt dat ze over de juiste applicaties beschikken Bereidt vergaderingen voor, verzorgt verslaglegging, houdt de afspraken- actielijst bij en bewaakt de voortgang Voert eenvoudige archiefwerkzaamheden uit, houdt digitale dossiers en de website op orde Zorgt voor de afhandeling van de inkoop en mails via de teammailbox Uitwerken, corrigeren en laten ondertekenen van brieven vanuit het team Kan werken met geautomatiseerde systemen en geeft uitleg hierover Organiseert inhoudelijke lunches, teamdagen, bewoners- netwerkbijeenkomsten e.d. Ondersteunt bij het gebouwbeheer Waar je komt te werken: Ons team is gehuisvest in een voormalige school in Ten Boer samen met twee netwerkpartners, waar we met regelmaat inhoudelijke lunches en andere teamactiviteiten hebben. Met ca. 30 medewerkers werken we aan de Groningse opgave. Het team bestaat onder andere uit een programmamanager, teamleider, gebiedsregisseurs, projectmanagers, projectsecretarissen, beleidsadviseurs en communicatiemedewerkers. Het team Versterken en Vernieuwen maakt onderdeel uit van de directie Ruimtelijke Ontwikkeling en Uitvoering (Stadsontwikkeling), wat één van de 16 directies is binnen de gemeente Groningen. De precieze organisatiestructuur leggen we je graag uit als we elkaar spreken. Wij vragen: MBO-niveau, secretarieel/administratief Digitaal vaardig Gewend om te werken in een dynamische werkomgeving Zelfstandig en in teamverband kunnen werken Competenties: Plannen en organiseren. Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties, middelen en mensen aangeven en vervolgens doelmatig organiseren om deze doelen te kunnen bereiken. Communicatief vaardig. Je communiceert makkelijk, zowel mondeling als schriftelijk, op verschillende niveaus, kan goed doorvragen en spreekt de ander aan. Nauwkeurig. Volledig werken zonder veel fouten, vertrouwelijk met gegevens om kunnen gaan. Samenwerken. Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de groep / de ander. Omgaan met werkdruk. Kalm blijven bij drukte en ervaart geen stress door veel (of weinig) werkzaamheden.