Functieomschrijving

Als bestuurs- en directiesecretaresse ben jij samen met jouw collega bestuurssecretaresse de spil in de ondersteuning van het college van bestuur en de directeur Ondersteunende Diensten van LVO. Je brengt structuur en rust in een dynamische omgeving en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor, bewaakt de voortgang van acties en bent scherp op dwarsverbanden en prioriteiten.

Met jouw organisatorisch talent en oog voor detail zorg je voor vlekkeloze communicatie, strakke planning en heldere verslaglegging. Je denkt actief mee, bent een stevige gesprekspartner en werkt samen met je collega aan de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat.

Wat ga je doen?

• Beheert de complexe agenda’s van CvB, directeur ondersteunende diensten tevens secretaris, stelt prioriteiten en onderhoudt intern en extern contact.
• Coördineert complexe informatiestromen en zorgt voor heldere communicatie richting CvB, RvT, GMR en MT.
• Verleent brede secretariële ondersteuning aan CvB, directeur Ondersteunende Diensten, secretaris en MT.
• Stelt jaar-, vergader- en gespreksplanningen op (o.a. voor CvB en RvT).
• Notuleert o.a. directie-, bestuurs- en RvT-vergaderingen, stelt verslagen op en bewaakt de opvolging van besluiten.
• Filtert en prioriteert binnenkomende correspondentie; handelt organisatorische zaken zelfstandig af.
• Stelt zelfstandig brieven, memo’s en e-mails op voor het CvB en de directeur.