Join to apply for the (Bestuurs)secretaresse, Arnhem role at Masters in Public

Vanwege een vacature en ziekte zoeken we per direct een tijdelijke, ervaren (bestuurs)secretaresse om het team bestuurs- en directiesecretariaat voor in eerste instantie 3 maanden te versterken.

Overview

Je werkt binnen Team Advies. Dit team bestaat uit 21 professionals vanuit verschillende clusters, te weten communicatie, bestuursondersteuning, P&O, privacy, participatie, inkoop, bestuurs- en directiesecretariaat en bedrijfsvoering. Je krijgt leuke collega’s in een gemotiveerd en ambitieus team, waar veel ruimte is om te leren en te ontwikkelen. Je werkt nauw samen met twee bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses in het cluster secretariaat. Je deelt in het cluster niet alleen je professie, maar bent er ook om elkaar te ondersteunen en te vervangen.

Werkzaamheden

• Secretariële werkzaamheden voor het college en de directie.
• Ontvangen van gasten, beheren van de agenda van één van de wethouders.
• Ondersteunen van de directiesecretaresses bij hun werk voor de directie en organisatie.
• Allround inzetbaar en snel schakelen tussen werkzaamheden zoals agendabeheer, notuleren, afhandelen van facturen en regelwerkzaamheden.
• Spil zijn tussen college, directie en de ambtelijke organisatie; informatie efficiënt doorzetten en termijnen bewaakten.
• Vragen snel filteren en in de juiste route brengen of wegzetten, met oog voor politieke verhoudingen.
• Veelvuldig contact met collega’s, inwoners en organisaties; de juiste toon en communicatieve houding.
• Praktische instelling, flexibiliteit en een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkhouding.

Wat breng je mee

• MBO+ werk- en denkniveau
• Ervaring in een vergelijkbare functie
• Goede digitale vaardigheden (bij voorkeur Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs, Djuma)
• Proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkhouding
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en discretie
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Empathische en sociale houding met oog voor teamgevoel

De eisen

• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie als (bestuurs)secretaresse
• MBO+ opleiding secretaresse / office management
• Goede digitale vaardigheden; ervaring met Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs, Djuma
• Goede politiek- en bestuurlijke sensitiviteit
• Een empathische en sociale houding met oog voor het teamgevoel

De wensen

Tijdens een verificatiegesprek worden getoetst op

• Relevante ervaring en competenties voor de functie

Seniority level

• Mid-Senior level

Employment type

• Full-time

Job function

• Administrative

Industries

• Accounting