In het kort: Je gaat als tijdelijke (bestuurs)secretaresse secretariële taken uitvoeren voor het college en de directie, waaronder agendabeheer, notuleren en het ondersteunen van collega’s in een gemotiveerd team.

Tijdelijke (bestuurs)secretaresse

Maximaal 24 uur per week

Vanwege een vacature en ziekte zoeken we per direct een tijdelijke, ervaren (bestuurs)secretaresse om het team bestuurs- en directiesecretariaat voor in eerste instantie 3 maanden te versterken.

Jouw Team

Je voert je werkzaamheden uit binnen Team Advies. Dit team bestaat uit in totaal 21 professionals vanuit verschillende clusters, te weten communicatie, bestuursondersteuning, P&O, privacy, participatie, inkoop, bestuurs- en directiesecretariaat en bedrijfsvoering. Je krijgt leuke collega’s in een gemotiveerd en ambitieus team, waar veel ruimte is om te leren en te ontwikkelen. Je werkt nauw samen met twee bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses in het cluster secretariaat. Je deelt in het cluster niet alleen je professie met elkaar, maar bent er ook om elkaar te ondersteunen en te vervangen.

Werkzaamheden

Je verricht secretariële werkzaamheden voor het college en de directie. Je ontvangt gasten, beheert de agenda van één van de wethouders en ondersteunt de directiesecretaresses bij hun werk voor de directie en organisatie. Je bent allround inzetbaar en kan snel schakelen tussen werkzaamheden zoals agendabeheer, notuleren, afhandelen van facturen en regelwerkzaamheden. Je vindt het heerlijk om de spil te zijn tussen college, directie en de ambtelijke organisatie. Je sluist efficiënt informatie door naar de juiste personen en bewaakt termijnen en planningen. Binnenkomende vragen kun je snel filteren en in de juiste route brengen of wegzetten. Je hebt veelvuldig contact met collega’s, inwoners en organisaties en weet daarbij steeds de juiste toon te vinden. Inlevingsvermogen en gevoel voor politieke verhoudingen zijn daarbij van groot belang. Met jouw praktische instelling, een gezonde dosis relativeringsvermogen en flexibiliteit zorg jij samen met twee collega’s dat het bestuurssecretariaat uitstekend functioneert. Uitdagingen ga jij daarbij niet uit de weg.

Wat breng je mee

– MBO+ werk- en denkniveau;

– Ervaring in een vergelijkbare functie;

– Goede digitale vaardigheden (bij voorkeur ervaring met o.a. Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs, Djuma);

– Een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkhouding;

– Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en discretie;

– Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;

– Een empathische en sociale houding met oog voor het teamgevoel.

De wens is om aanwezig te zijn op maandag, woensdag en donderdag.

Functie-eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie als (bestuurs)secretaresse. – MBO+ opleiding secretaresse / office management. – Goede digitale vaardigheden; ervaring met o.a. Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs, Djuma. – Goede politiek- en bestuurlijke sensitiviteit. – Een empathische en sociale houding met oog voor het teamgevoel.

Functie-voorstel

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Geen wensen

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
  
  

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer